PrintАртем Акулов

Партитура Лиры: 41 Принцип работы бюро

Артем Акулов

Ключевые положения и принципы нашей работы.

Внутренний документ бюро.

 

41 Принцип бюро

  1. Наша задача сделать все, что в наших силах на пользу клиенту, бюрошнику и бюро. Мы самое высококачественное и эффективное агентство контекстной рекламы и аналитики из России
  2. Мы принимаем решения в бюро на основе Стратегических целей, Партитуры и Бизнес-процессов
  3. Мы задаем четкие инструкции для работы, потому что документированные процедуры — основная защита от проблем, возникающих при недостатке информации.
  4. Бюрошник — тот, «кому больше всех надо». Если видишь ошибку или проблему, постарайся исправить своими силами, не можешь, попроси помощи коллег.
  5. Бюрошник не тушит пожары, а предотвращает их возникновение на корню. Мы не решаем проблемы, в первую очередь мы работаем над усовершенствованием и развитием системы и процессов, чтобы предотвращать само возникновение проблем.
  6. Проблемы — это подарки, которые вдохновляют нас на действия. Проблемы подсказывают где и как мы должны улучшить наши процессы и систему работы. Нам не нужны проблемы и неудачи, но когда мы с ними сталкиваемся мы говорим: «Спасибо за этот звоночек» и принимаем решительные меры, чтобы улучшить процессы так, чтобы проблемы не повторялись снова.
  7. Бюрошник умеет ошибаться и учиться на своих ошибках. Никто за впервые совершенную ошибку наказывать не будет, но ошибки необходимо уметь а) признавать б) делать все, чтобы минимизировать потери и вред.
  8. Бюрошник умеет находить входы и, главное, выходы из любых сложных ситуаций. Если бюрошник столкнулся с проблемой или нестандартной ситуацией, то прежде всего бюрошник самостоятельно придумает 2-3 реальных варианта решения, а затем обязательно посоветуется с коллегами и примет решение.
  9. Мы управляем компанией через документированные процедуры и системы. Каждая повторяющаяся проблема может быть решена системно. Мы тратим необходимое время, чтобы создавать и внедрять системы и процессы, потому что в конечном итоге оно того стоит. Если возникает повторяющаяся проблема, создается письменная процедура/процесс, чтобы предотвратить повторение проблемы. С другой стороны мы не парализуем компанию процедурами и процессами, которые нужны для разовых ситуаций. Иногда мы принимаем решение не создавать процедуру (процесс).
  10. Мы создаем наши документированные системы, процессы и процедуры на таком уровне, чтобы человек «с улицы» (с необходимым набором компетенций и головой на плечах) сможет выполнять их без посторонней помощи.  Реальным доказательством этого является то, что мы можем нанять нового человека с заданным набором компетенций, передать ему/ей процессы и на второй день поставить выполнять задачи по проектам Бюро. Для того, чтобы это было так, процедуры должны быть эффективными, простыми и тщательно документированными.
  11. Бюрошник находит самые простые решения из возможных. Мы соблюдаем правило бритвы Оккамы (закон экономии): «не стоит множить сущности без необходимости, простейшее решение неизменно является самым правильным решением».
  12. Бюрошник следует принципу: «Просто не делай этого». Устраняет ненужное. Во многих ситуациях устранение системы, целого процесса или потенциального проекта — это хорошо. Думайте проще. Автоматизируйте. Задавайте минимальное количество шагов или откидывайте все. Может ли простое «нет» сэкономить время, энергию и/или деньги?
  13. Бюрошник следует принципу «Сделать это сейчас». Все его действия основаны на “point-of-sale” теории действий, нацеленных на конкретный полезный результат сейчас (философия полезного действия). Мы не задерживаем действие если оно может быть выполнено немедленно. Мы спрашиваем, что мы можем сделать сейчас, чтобы закрыть задачу без уточнения деталей, которые могут быть выяснены позднее.
  14. Бюрошник основывает свой образ мышления на книгах Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей», от «Хорошего к великому» Коллинза, “The E-Myth Revisited” Гербера, “Awaken The Giant Within” Роббинса, «Метод тыквы» Микаловица, «Истинный профессионализм» Майстера и «Сначала скажите “Нет”» Кэмпа.
    7 навыков Стивена Кови:
    Будьте проактивны
    Начиная, представляйте конечную цель.
    Сначала делайте то, что нужно делать сначала. Порядок приоритетности:
    – Важное и срочное
    – Важное и несрочное (Х) — вот это главное
    – Неважное и срочное
    – Неважное и несрочное
    Думайте в духе «win-win».
    Сначала старайтесь услышать, а потом быть услышанным.
    Достигайте синергии (стремитесь к творческому взаимовыгодному взаимодействию).
    Точите пилу (постоянно совершенствуйтесь).The E-Myth Revisited Гербера, выжимка
    https://www.youtube.com/watch?v=rixrWUI3Nzc“Awaken The Giant Within” Роббинса, выжимка
    https://www.youtube.com/watch?v=kw-Mz0-zSUg
    https://www.youtube.com/watch?v=0aYaekJwpyA
  15. Мы строим индивидуальную работу согласно Кови. Мы строим механизмы которые всегда под рукой. Мы приоритезируем, планируем и документируем. Система всегда в актуальном состоянии и мы всегда используем ее (в нашем случае через Битрикс24).
  16. Последовательности и приоритетность критичны. Мы работаем над самыми важными задачами сначала. Мы тратим больше всего времени на «несрочные/важные» задачи по Кови.
  17. Мы дважды проверяем все до выкатки в продакшн. Если склонность к двойной проверке не является врожденной, ее необходимо культивировать. Двойная проверка — осознанный шаг в каждой задаче, выполняемый либо лицом выполняющим задачу, либо кем-то другим.
  18. Бюрошник одержим дедлайнами. Если кто-то в Бюро говорит, что он закончит работу или проект к определенной дате и времени, то он/она обязуется закончить к этому сроку (или, если на то есть обоснованные причины, сразу сообщать коллегам, что запланированный срок невозможен).
  19. Деньги, которые мы экономим или тратим — не игрушечные. Мы не обесцениваем стоимость денег только потому, что это деньги компании. Бюрошник заботится о том, чтобы затраты денег и времени были нацелены одновременно на максимальную пользу для клиентов, бюро и развитие самого бюрошника. Если мы тратим время и деньги на задачи, которые не несут пользы или мало значимы для конечного результата, мы считаем, что мы тратим их впустую. Мы вредим конечную результату, потому что могли использовать ресурсы, время и деньги эффективнее.
  20. Бюро за честный и экологичный бизнес.
  21. Бюрошник честен, открыт, внимателен к проекту, клиенту, коллегам и Бюро.
  22. Бюрошник — «доверенный советник» клиента.
  23. Мы придерживаемся философии полезного действия.
  24. Мы фокусируемся на ограниченном круге услуг для клиентов, но вместе с тем следим за новыми возможностями и точками роста. В конечном итоге мы производим ограниченное количество услуг, но высочайшего качества, вместо большого набора услуг среднего качества.
  25. Бюро уважает клиента, но требует и обратного уважения к компании и нашим коллегам. Клиент не имеет права оскорблять, унижать или иным подобным образом строить работу с бюро. С такими клиентами мы не работаем. Симметрично в обратную сторону к клиенту.
  26. Бюрошник знает, чем отличается «делать» от «сделать». Может ли бюрошник сделать свою работу или всегда есть какие-то сложности/обстоятельства, оправдания того или иного рода? Способность закрывать задачу быстро и точно без оправданий и осложнений — самая ценная черта, которой может обладать бюрошник. Сделано значит сделано. Почти или завтра — это не сделано. Задача считается закрытой, когда она закрыта в Битриксе.
  27. Бюрошники на первом месте. Мы нанимаем людей, у которых есть врожденное желание работать на 100%. Мы вознаграждаем их соответственно. Естественный результат этого в том, что мы хорошо обслуживаем наших клиентов.
  28. Рабочее пространство бюрошника: просто, чисто, эффективно и упорядочено.
  29. Мы поддерживаем сервисы, инструменты и оборудование и сохраняем их 100% времени функциональными в любое время. Если что-то не работает, как должно, исправьте это сейчас — исправьте даже если это не необходимо исправлять сейчас. Это вопрос поддержания хорошей привычки. Мы просто делаем так.
  30. Бюрошник знает, что качество коммуникаций решает. Бюрошник избегает многозадачности. Когда общаемся мы 100% в общении, здесь и сейчас. Мы отдаем все внимание человеку напротив (или задаче в работе). Мы фокусируемся на слушании и понимании.
  31. В противоположность «делать работу», задача менеджера и руководителя — создавать, контролировать и документировать системы (которые состоят из людей, сервисов, бизнес-процессов и планирования).
  32. Руководитель наблюдает за руководителями групп/менеджерами и всей системой. Это его задача направлять, координировать и контролировать менеджеров.
  33. Бюрошник любит и умеет учиться. Если бюрошник считает, что он уже все умеет, он ошибается. Не стыдно признавать, что ты чего-то не знаешь. Это всегда повод для изучения нового.
  34. Бюрошник читает — это жизненная необходимость для личного развития. Это вопрос самодисциплины.
  35. Бюрошник владеет английским — это критически важно. Мы изучаем его и повышаем свой уровень постоянно.
  36. Обучение в бюро структурировано, запланировано и тщательно. Наши контакты с  клиентом также структурированы, запланированы и тщательны.
  37. Бюрошник не занимается фрилансом и другой оплачиваемой деятельностью во время работы в бюро. Не запрещено помогать друзьям, знакомым, близким на общественных началах, участвовать в волонтерских проектах и акциях, создавать и вести собственные личные и профессиональные блоги.
  38. Когда мы на работе мы, мы полностью погружены в задачи в бюро. Мы фокусируемся только на рабочих задачах, и взамен компания хорошо оплачивает эту работу. В этом суть. С другой стороны мы не работаем в выходные и праздники (только в исключительных ситуациях, которые оговариваются заранее).
  39. Бюрошник любит спорт и физическую активность, обязательно регулярно ими занимается.
  40. Бюро вне политики, для нас не имеют значения политические, религиозные, сексуальные предпочтения, если они не мешают другим и работе в Бюро.
  41. Бюрошник умеет разделять работу и отдых. Мы не работаем во вред здоровью, общению с семьей, близкими и друзьями. Суббота, воскресенье, все официальные российские праздники → нерабочие дни (если заведомо не оговорено иное).

Рабочее время и организация работы

  • Работаем недельными итерациями.
  • Итерация начинается во вторник.
  • Все задачи на итерацию должны быть сделаны за итерацию.
  • Если в течение итерации бюрошник понимает, что не успевает закрыть задачу в итерацию, то он обязан уведомить об этом менеджера или руководителя сразу, как только понял это, а не в конце итерации, чтобы задача могла быть передвинута по дате, передана другому сотруднику или скорректирована по содержанию.
  • Время пересечения с 09:00 по 13:00 по Москве с понедельника по пятницу. В это время необходимо быть всегда онлайн в Битриксе и Скайпе.
  • Рабочие созвоны проводим в Скайпе, семинары в Зуме, все остальные коммуникации в Битриксе.
  • Все рабочие файлы по проектам должны быть выложены на общий Гугл Диск в формате Гугл Диска (т.е. если выгружаете файл в ворде, сначала переводите его в формат Гугл Документов, потом удаляете с Гугл Диска исходный вордовский файл).
  • Необходимо быть готовым, что любая задача может быть отправлена на доработку или переделку, если ее качество не будет удовлетворять менеджера, руководителя или старших коллег.
  • Задача считается закрытой, когда она действительно Сделана и закрыта в Битриксе. Если задача не закрыта в Битриксе, задача считается незавершенной.

Зарплата

  • Зарплата выплачивается два раза в месяц: 25-го аванс за текущий месяц, 10-го числа следующего месяца расчет.
  • Зарплата выплачивается на карту.
  • Зарплата выплачивается на любые карты российских банков, если хотите сменить → напишите руководителю.
  • По закону бюро как налоговый агент обязано удерживать 13% НДФЛ с зарплаты и всех выплат бюрошникам-резидентам РФ и перечислять их в налоговую.

Обучение

  • Бюро оплачивает 50% стоимости любых курсов, тренингов, семинаров и конференций, которые полезны для нашей работы.
  • Если обучающее мероприятие или конференция проходит в другом городе, бюро оплачивает дополнительно дорогу и проживание.
  • Если вы встретили курс или что-то, что считаете нужным и полезным другим членам команды, расскажите об этом руководителю. Возможно, мы объединимся и купим курс на всех со скидкой.
  • В бюро уже есть база купленных курсов по SEO, таргетированной рекламе, Емейл-маркетингу. Если есть желание пройти эти курсы → обратитесь к руководителю.

Отпуск

  • Отгулять полный отпуск за год должны все бюрошники
  • Отпуск — 28 дней.
  • Бюрошник уходит в отпуск в любое время года не менее, чем за 2 месяца (а лучше в начале года), уведомив руководителя.
  • Отпуск необходимо разбивать. Без крайней необходимости желательно не делать части более 14 дней, чтобы не выпадать из рабочего режима проектов надолго.

Блог и продвижение бюрошников

  • Периодически необходимо готовить материалы для блога бюро (ответы на вопросы, инструкции, тесты и т.д.), это возможность растить свою экспертизу и показывать ее профессиональному сообществу.
  • Сейчас блог бюро по охвату примерно 20 000 уников в месяц профессиональной аудитории.
  • Наших сотрудников приглашают со статьями на другие тематические ресурсы (см статьи на РРС.World, были ссылки на нас на Cossa, VC.ru, блог Tilda Education), приглашают в качестве спикеров на конференции, мы преподаем в Нетологии.
  • Круто, если бюрошник дополнительно готовит материалы для англоязычного блога бюро.
  • Все материалы в блоге и на внешних площадках размещаются от имени автора навсегда.

Общие рекомендации

  • Переключите все интерфейсы на английский язык (Гугл Аналитика, Адвордс, Фейсбук и т.д.)
  • Если не знаете какой физической активностью заняться, установите на телефон приложение Фрилетикс и купите подписку на занятия.
  • Установите на телефон приложение Битрикс24, там есть встроенный чат, чтобы быть на связи с коллегами.
  • Битрикс24 в некоторых случаях «падает», пишите коллегам на рабочую почту. Все контакты коллег, по-умолчанию, есть в вашей корпоративной почте. В крайнем случае Скайп.
  • Все рабочие почты дублируются по адресам @liraltd.com и @lira.agency, т.е. для каждого аккаунта можно писать на любой из адресов name@liraltd.com и name@lira.agency (первая часть не меняется)
  • Все документы в бюро: инструкции, отчеты и т.д. должны соответствовать Требованиям к оформлению документов в Гугл Доках.
  • Rostislaw Chipchar

    Спасибо за материал!

  • Степан Ильмуков

    Спасибо за материал! Не думал, что в принципах будет отсылка к книге Awaken The Giant Within

  • Вот это систематизация!) Молодцы)